Data-analyse

Inleiding.
Organisaties maken gebruik van verschillende ICT-oplossingen om gegevens op de gewenste en juiste wijze vast te leggen. Binnen bibliotheken wordt gebruik gemaakt van het bibliotheeksysteem als kransslagader van de dienstverlening.  Het bibliotheeksysteem bevat veel gegevens welke vertaald kunnen worden in waardevolle informatie, mits op de juiste wijze ingevoerd.

Het bibliotheeksysteem.
Belangrijke dagelijkse werkzaamheden van de bibliotheek zijn het uitlenen, innemen, reserveren, inschrijven van leners, etc.. Het bibliotheeksysteem zorgt dat dit vlot verloopt. Ook de financiële gegevens worden per lid in het systeem opgenomen. Het bibliotheeksysteem bevat dus heel veel waardevolle informatie. Zo hebben we het beeld van het ledenbestand, het leengedrag van de leden, een overzicht van de collectie en de uitleenfrequentie. Onze ervaring is dat bibliotheken eigenlijk onvoldoende gebruik maken van deze aanwezige informatie.

De data-analyse.
De data-analyse is een analyse van de in de applicatie aanwezige gegevens. Het is een proces van inspecteren, opschonen, transformeren en modelleren van deze gegevens, met als doel het vinden van nuttige en gewenste informatie op basis waarvan conclusies kunnen worden getrokken en besluiten kunnen worden genomen.

Allereerst zal de aangeleverde data getoetst worden op “vervuiling”. De door u aangeleverde gegevens geven een beeld over hoe uw organisatie de applicatie gebruikt. Niet ingevulde velden, verkeerd ingevulde velden, et cetera, vervuilen de informatiemogelijkheden van de applicatie. Na het opschonen van deze gegevens zullen de analyses plaatsvinden. De analyses vinden plaats op:

1. De collectie, leengedrag en de uitleenfrequentie. Hoe ziet de collectie eruit en wat is de uitleenfrequentie en het leengedrag per materiaalsoort.
2. Het ledenbestand. Waar binnen uw verzorgingsgebied bevinden de leden zich en is het ledenbestand een afspiegeling van de demografische opbouw van de gemeente? Door deze informatie weg te zetten tegen de sociale kaart van uw verzorgingsgebied wordt duidelijk waar nieuwe leden/ klanten geworven kunnen worden. Wat is de leeftijdsopbouw van uw ledenbestand? Tevens wordt in beeld gebracht de verhouding actieve en slapende leden en dit wordt doorvertaald naar de financiële componenten.
3. Nieuwe leden en afhakers. In beeld zal worden gebracht het aantal nieuwe leden, inclusief woongebied en leeftijd binnen een bepaalde periode. Ook zal worden gekeken naar de aantallen afhakers en de reden van afhaken. Dit laatste moet wel zijn vastgelegd in het bibliotheeksysteem.
4. Overige aspecten. In beeld zal worden gebracht hoe vaak er te laat materialen worden teruggebracht en welke financiële consequenties hieraan verbonden zijn.

De werkwijze.
De intake.
Belangrijk aspect voor het opstellen van een goede rapportage, inclusief goede aanbevelingen, is de context waarbinnen uw organisatie werkt en de informatiebehoefte die uw organisatie heeft. Voor aanvang van de data-analyse komen wij bij u langs. Op basis van een intake stellen wij samen de context en de informatiebehoefte van uw organisatie vast. Een onderdeel van de context zou kunnen zijn de veranderende rol van de bibliotheek naar een maatschappelijke en educatieve organisatie. Hierdoor zal de collectiesamenstelling waarschijnlijk gaan veranderen. Maar ook zal er behoefte ontstaan voor inzicht in het gebruik van dit deel van de collectie (voor ondersteuning trainingen en activiteiten). Op welke wijze leggen we dit vast in het bibliotheeksysteem.

De rapportage.
Wij leveren een handzame concept rapportage met gevisualiseerde uitkomsten van de analyse. De rapportage, die veelal zal worden uitgedrukt in gevisualiseerde uitkomsten, aangevuld met onze conclusies en aanbevelingen.

Aanbieding en gesprek concept rapportage.
Wij leveren de concept rapportage bij u aan en komen langs om deze rapportage met u door te nemen. In het gesprek kunnen wij onze onderbouwing bij u uiteenzetten. Het gesprek kan leiden tot aanpassingen in de rapportage die, met wederzijdse goedkeuring, zullen worden doorgevoerd waarmee de rapportage definitief wordt gemaakt.

Deze rapportage zal formeel aan u worden aangeleverd.

Tot slot.
De data-analyse, inclusief de rapportage, conclusies en aanbevelingen, is een belangrijk onderdeel van de doorontwikkeling naar de toekomstbestendige bibliotheek. Het kan ook een bijdrage leveren aan de risicoanalyse van uw organisatie.

Wilt u hier meer over te weten komen? Neem dan contact op met Strategos via mail of bel met 085-4873429. Wij komen graag bij u langs voor een vrijblijvend en informatief gesprek.