Is uw organisatie klaar voor de audit?

Eens per vier jaar krijgen bibliotheken en overige culturele instellingen bezoek van een auditteam van de Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal(CBCT). Tijdens dit bezoek wordt in beeld gebracht of uw organisatie aan de certificeringseisen voldoet.Tevens maakt de audit inzichtelijk hoe toekomstbestendig en maatschappelijk effectief uw organisatie is.

Eén van de verplichte onderdelen is de zelfevaluatie. Waar staat uw organisatie, waar wilt u met uw organisatie naar toe, welke risico’s zijn er en hoe bestrijdt u deze. Voor het vastleggen van de zelfevaluatie heeft het CBCT een applicatie ontwikkeld, waarmee u dit document digitaal kunt aanleveren.

De auditoren ontvangen de zelfevaluatie die zij gebruiken bij de voorbereiding van de audit en het auditbezoek.

Ondersteuningsvarianten

Uw organisatie kan uiteraard op eigen kracht de zelfevaluatie uitvoeren. U houdt zichzelf de spiegel voor en wordt u bewust van wat goed gaat en wat nu en straks beter kan. Het wordt ook duidelijk wat de ‘blind spots’zijn. De zelfevaluatie wordt vertaald in een verbeterplan en kan dan als sturingsinstrument ingebed worden volgens het model van PDCA (Plan-Do-Check-Act). 

Maar uw organisatie kan zich bij de zelfevaluatie ook door Strategos laten ondersteunen. 

De lichtste ondersteuningsvariant is dat uw organisatie helemaal zelfstandig de zelfevaluatie organiseert en uitvoert. Het resultaat, de zelfevaluatie, wordt besproken met een onafhankelijke deskundige. U moet dan wel de documenten aanleveren waaruit blijkt dat aan de eisen wordt voldaan. De onafhankelijke deskundige zal de conclusie met u bespreken en u wijzen op eventuele tekortkomingen. Maar op basis van de toetsing kan de onafhankelijk deskundige u ook helpen bij het oplossen van de knelpunten en het opstellen van het verbeterplan.

De zwaarste ondersteuningsvariant is dat de organisatie de onafhankelijke deskundige als projectleider inzet om de zelfevaluatie van begin tot eind te coördineren. De projectleider zal een brede vertegenwoordiging van de organisatie betrekken in dit proces. Zo blijft uw organisatie eigenaar en verantwoordelijke van de uitkomst van de zelfevaluatie. De projectleider kan naast het begeleiden van het proces ook fungeren als penvoerder. Het project eindigt met de oplevering van het zelfevaluatierapport en het bijbehorende verbeterplan.

Desgewenst kan de organisatie de onafhankelijke deskundige inschakelen bij de uitvoering van (onderdelen van) het verbeterplan.

Tussen de twee bovengenoemde mogelijkheden liggen er verschillende andere ondersteuningsmogelijkheden. Het gaat ons om maatwerk, het model dat het beste bij u past. 

De onderzoeken

Ook kunnen wij voor u de verplichte onderzoeken uitvoeren. U moet hier denken aan het meten van tevredenheid van de klanten, de medewerkers en de partners. Kenmerkend voor onze onderzoeken zijn de handzame rapportages, het meeleveren van presentaties en een eerste doorkijk naar de maatschappelijke waarde van uw organisatie.

Het resultaat

Met het resultaat van de zelfevaluatie kan de organisatie met zelfvertrouwen de audit tegemoetzien: bekend is wat haar sterke enzwakke kanten zijn en hoe zij daar het beste meeo m kan gaan.De auditoren toetsen de gepleegde inspanningen en behaalde resultaten. Hun bevindingen en adviezen zijn dan de vervolgstap in de PDCA-cyclus, die er op gericht is steeds beter te presteren (zonder dat het meer hoeft te kosten).